మీరు SharePoint ఆన్‌లైన్‌లో పత్రాలను నిల్వ చేయడానికి మరియు నిర్వహించడానికి సమర్థవంతమైన మార్గం కోసం చూస్తున్నారా? డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను సెటప్ చేయడం షేర్‌పాయింట్‌లో ప్రారంభించడానికి ఒక గొప్ప మార్గం, ఎందుకంటే ఇది ఫైల్‌లను నిల్వ చేయడానికి మరియు నిర్వహించడానికి అనుకూలీకరించిన మరియు వినియోగదారు-స్నేహపూర్వక మార్గాన్ని అందిస్తుంది. ఈ గైడ్‌లో, షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను ఎలా సృష్టించాలో మేము మీకు చూపుతాము, తద్వారా మీరు మీ డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ నుండి ఎక్కువ ప్రయోజనాలను పొందవచ్చు.
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను సృష్టించడం:
- షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌కి వెళ్లి, 'న్యూ' బటన్‌పై క్లిక్ చేయండి.
- టెంప్లేట్‌ల జాబితా నుండి 'డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ'ని ఎంచుకోండి.
- లైబ్రరీ పేరును నమోదు చేయండి.
- ఏవైనా సంబంధిత నిలువు వరుసలను జోడించండి.
- రిబ్బన్ నుండి 'అధునాతన' ఎంపికను ఎంచుకోండి.
- టెంప్లేట్ కోసం URLని నమోదు చేసి, 'సరే' క్లిక్ చేయండి.
- టెంప్లేట్‌ను సేవ్ చేయండి.
ఉత్తమ ఒపెరా పొడిగింపులు
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను ఎలా సృష్టించాలి?
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను రూపొందించడం అనేది అన్ని డాక్యుమెంట్‌లు ఒకే స్థలంలో నిల్వ చేయబడిందని మరియు క్రమబద్ధంగా ఉంచబడిందని నిర్ధారించుకోవడానికి ఒక గొప్ప మార్గం. టెంప్లేట్‌ను సృష్టించడం ద్వారా, మీరు బహుళ డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీల కోసం ఒకే ఫార్మాట్ మరియు సెట్టింగ్‌లను సులభంగా మళ్లీ ఉపయోగించవచ్చు. ప్రక్రియ సరళమైనది మరియు సూటిగా ఉంటుంది మరియు నిమిషాల్లో చేయవచ్చు.
దశ 1: మీ SharePoint ఆన్‌లైన్ ఖాతాను యాక్సెస్ చేయండి
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను రూపొందించడానికి, మీరు ముందుగా షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్ ఖాతాను కలిగి ఉండాలి. మీరు Microsoft వెబ్‌సైట్‌ను సందర్శించడం ద్వారా ఉచితంగా ఖాతాను సులభంగా సృష్టించవచ్చు. మీరు ఖాతాను సృష్టించిన తర్వాత, మీరు మీ ఖాతాను యాక్సెస్ చేయగలరు మరియు మీ డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలను సృష్టించడం మరియు నిర్వహించడం ప్రారంభించగలరు.
దశ 2: కొత్త డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీని సృష్టించండి
మీరు మీ SharePoint ఆన్‌లైన్ ఖాతాలోకి లాగిన్ చేసిన తర్వాత, మీరు కొత్త డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీని సృష్టించాలి. పేజీ యొక్క కుడి ఎగువ మూలలో సృష్టించు బటన్‌ను క్లిక్ చేయడం ద్వారా దీన్ని చేయవచ్చు. మీరు డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ కోసం పేరును నమోదు చేయమని ప్రాంప్ట్ చేయబడతారు మరియు మీరు కోరుకుంటే టెంప్లేట్‌ను కూడా ఎంచుకోవచ్చు. మీరు పేరును నమోదు చేసి, టెంప్లేట్‌ను ఎంచుకున్న తర్వాత, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీని సృష్టించడానికి సృష్టించు బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
దశ 3: డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ సెట్టింగ్‌లను కాన్ఫిగర్ చేయండి
మీరు డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీని సృష్టించిన తర్వాత, మీరు సెట్టింగ్‌లను కాన్ఫిగర్ చేయాలి. ఎడమ చేతి మెనులోని సెట్టింగ్‌ల ఎంపికపై క్లిక్ చేయడం ద్వారా మీరు దీన్ని చేయవచ్చు. ఇక్కడ నుండి, మీరు డిఫాల్ట్ కంటెంట్ రకాలు, డిఫాల్ట్ ఫోల్డర్ నిర్మాణం మరియు ఇతర ఎంపికలు వంటి డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ సెట్టింగ్‌లను కాన్ఫిగర్ చేయగలరు.
దశ 4: ఒక టెంప్లేట్ సృష్టించండి
మీరు డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ సెట్టింగ్‌లను కాన్ఫిగర్ చేసిన తర్వాత, మీరు టెంప్లేట్‌ను సృష్టించగలరు. దీన్ని చేయడానికి, ఎడమ చేతి మెనులో టెంప్లేట్లు ఎంపికపై క్లిక్ చేయండి. ఇక్కడ నుండి, మీరు టెంప్లేట్‌ను సృష్టించాలనుకుంటున్న డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీని ఎంచుకోగలుగుతారు, ఆపై టెంప్లేట్ సృష్టించు బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. మీరు టెంప్లేట్ కోసం పేరును నమోదు చేయమని ప్రాంప్ట్ చేయబడతారు, ఆపై మీరు టెంప్లేట్‌ను సృష్టించడానికి సృష్టించు బటన్‌ను క్లిక్ చేయవచ్చు.
దశ 5: డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీకి టెంప్లేట్‌ను కేటాయించండి
మీరు టెంప్లేట్‌ను సృష్టించిన తర్వాత, మీరు దానిని డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీకి కేటాయించాలి. దీన్ని చేయడానికి, ఎడమ చేతి మెనులో టెంప్లేట్‌ల ఎంపికపై క్లిక్ చేసి, ఆపై మీరు కేటాయించాలనుకుంటున్న టెంప్లేట్‌పై క్లిక్ చేయండి. అప్పుడు మీరు అప్పగించు బటన్‌ను క్లిక్ చేయడం ద్వారా టెంప్లేట్‌ను డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీకి కేటాయించగలరు.
దశ 6: టెంప్లేట్‌ని పరీక్షించండి
మీరు డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీకి టెంప్లేట్‌ను కేటాయించిన తర్వాత, అది సరిగ్గా పని చేస్తుందో లేదో నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు దాన్ని పరీక్షించవలసి ఉంటుంది. టెంప్లేట్‌ని ఉపయోగించి కొత్త డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీని సృష్టించి, ఆపై డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ సెట్టింగ్‌లు మరియు ఫీచర్లను పరీక్షించడం ద్వారా మీరు దీన్ని చేయవచ్చు. టెంప్లేట్ సరిగ్గా పనిచేస్తుంటే, మీరు దానిని ఇతర డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీల కోసం ఉపయోగించడం కొనసాగించవచ్చు.
దశ 7: టెంప్లేట్‌ను ప్రచురించండి
మీరు టెంప్లేట్‌ని పరీక్షించిన తర్వాత, ఇతర వినియోగదారులు దీన్ని యాక్సెస్ చేయడానికి వీలుగా మీరు దానిని ప్రచురించాలి. దీన్ని చేయడానికి, ఎడమ చేతి మెనులో టెంప్లేట్‌ల ఎంపికపై క్లిక్ చేసి, ఆపై మీరు ప్రచురించాలనుకుంటున్న టెంప్లేట్‌పై క్లిక్ చేయండి. ఆ తర్వాత మీరు టెంప్లేట్‌ను ప్రచురించడానికి ప్రచురించు బటన్‌ను క్లిక్ చేయగలరు.
దశ 8: టెంప్లేట్‌ను భాగస్వామ్యం చేయండి
మీరు టెంప్లేట్‌ను ప్రచురించిన తర్వాత, మీరు దానిని ఇతర వినియోగదారులతో భాగస్వామ్యం చేయాలి. దీన్ని చేయడానికి, ఎడమ చేతి మెనులో టెంప్లేట్‌ల ఎంపికపై క్లిక్ చేసి, ఆపై మీరు భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటున్న టెంప్లేట్‌పై క్లిక్ చేయండి. ఆ తర్వాత మీరు టెంప్లేట్‌ను ఇతర వినియోగదారులతో భాగస్వామ్యం చేయడానికి షేర్ బటన్‌ను క్లిక్ చేయగలరు.
దశ 9: టెంప్లేట్‌ను నిర్వహించండి
మీరు టెంప్లేట్‌ను భాగస్వామ్యం చేసిన తర్వాత, మీరు దానిని నిర్వహించవలసి ఉంటుంది. దీన్ని చేయడానికి, ఎడమ చేతి మెనులో టెంప్లేట్‌ల ఎంపికపై క్లిక్ చేసి, ఆపై మీరు నిర్వహించాలనుకుంటున్న టెంప్లేట్‌పై క్లిక్ చేయండి. మీరు టెంప్లేట్‌ను నిర్వహించడానికి మరియు మీకు అవసరమైన ఏవైనా మార్పులు లేదా నవీకరణలను చేయడానికి నిర్వహించు బటన్‌ను క్లిక్ చేయగలరు.
దశ 10: టెంప్లేట్ వినియోగాన్ని పర్యవేక్షించండి
మీరు టెంప్లేట్‌ను భాగస్వామ్యం చేసి, మేనేజ్ చేసిన తర్వాత, మీరు దాని వినియోగాన్ని పర్యవేక్షించవలసి ఉంటుంది. దీన్ని చేయడానికి, ఎడమ చేతి మెనులో టెంప్లేట్‌ల ఎంపికపై క్లిక్ చేసి, ఆపై మీరు పర్యవేక్షించాలనుకుంటున్న టెంప్లేట్‌పై క్లిక్ చేయండి. టెంప్లేట్ వినియోగాన్ని పర్యవేక్షించడానికి మరియు ఎంత తరచుగా ఉపయోగించబడుతుందో ట్రాక్ చేయడానికి మీరు మానిటర్ బటన్‌ను క్లిక్ చేయగలరు.
సంబంధిత ఫాక్
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ అంటే ఏమిటి?
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లోని డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ అనేది ఒకే ప్రదేశంలో నిల్వ చేయబడిన ఫైల్‌ల సమాహారం. పత్రాలను నిల్వ చేయడానికి, నిర్వహించడానికి మరియు భాగస్వామ్యం చేయడానికి ఇది సమర్థవంతమైన మార్గం. పత్రాలను అప్‌లోడ్ చేయవచ్చు, సవరించవచ్చు మరియు ఇతర వినియోగదారులతో భాగస్వామ్యం చేయవచ్చు. డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలు సహకారం కోసం మరియు పెద్ద మొత్తంలో డేటాను నిర్వహించడానికి ఉపయోగపడతాయి.
డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్ అనేది డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ కోసం ముందే నిర్వచించబడిన సెట్టింగులు మరియు ఎంపికల సెట్. ప్రతి సెట్టింగ్‌ను ఒక్కొక్కటిగా కాన్ఫిగర్ చేయకుండా త్వరగా డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీని సృష్టించడానికి ఇది మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను ఎలా సృష్టించాలి?
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను సృష్టించడానికి, మీరు ముందుగా కొత్త లైబ్రరీని సృష్టించాలి. దీన్ని చేయడానికి, లైబ్రరీస్ ట్యాబ్‌పై క్లిక్ చేసి, కొత్త లైబ్రరీని ఎంచుకోండి. అప్పుడు మీరు లైబ్రరీకి పేరును నమోదు చేసి, టెంప్లేట్‌ను ఎంచుకోమని అడగబడతారు. మీరు టెంప్లేట్‌ను ఎంచుకున్న తర్వాత, లైబ్రరీని సృష్టించడానికి సృష్టించు క్లిక్ చేయండి.
మీరు నిలువు వరుసలను జోడించడం, అనుమతులను సెట్ చేయడం మరియు ఇతర సెట్టింగ్‌లను కాన్ఫిగర్ చేయడం ద్వారా లైబ్రరీని అనుకూలీకరించవచ్చు. మీరు లైబ్రరీని అనుకూలీకరించడం పూర్తి చేసిన తర్వాత, టెంప్లేట్ వలె సేవ్ చేయి బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. అప్పుడు మీరు టెంప్లేట్‌కు పేరు మరియు వివరణ ఇవ్వమని అడగబడతారు. మీరు దీన్ని పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీరు టెంప్లేట్‌ను సేవ్ చేయవచ్చు మరియు మీకు అవసరమైనప్పుడు కొత్త లైబ్రరీలను సృష్టించడానికి దాన్ని ఉపయోగించవచ్చు.
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగించడం వల్ల కలిగే ప్రయోజనాలు ఏమిటి?
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ని ఉపయోగించడం వల్ల కొత్త లైబ్రరీలను సృష్టించేటప్పుడు మీ సమయాన్ని మరియు శ్రమను ఆదా చేయవచ్చు. స్క్రాచ్ నుండి ప్రతి లైబ్రరీని సెటప్ చేయడానికి బదులుగా, మీరు టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగించవచ్చు మరియు మీకు అవసరమైన అన్ని సెట్టింగ్‌లతో త్వరగా కొత్త లైబ్రరీని సృష్టించవచ్చు. మీరు ఒకే విధమైన సెట్టింగ్‌లతో బహుళ లైబ్రరీలను సృష్టించాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు ఇది ప్రత్యేకంగా ఉపయోగపడుతుంది.
అదనంగా, టెంప్లేట్‌ని ఉపయోగించడం ద్వారా మీ లైబ్రరీలలో స్థిరత్వాన్ని కొనసాగించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. ఇది అన్ని లైబ్రరీలకు ఒకే సెట్టింగ్‌లు మరియు ఎంపికలను కలిగి ఉండేలా చేస్తుంది, వాటిని నిర్వహించడం మరియు ఉపయోగించడం సులభం చేస్తుంది.
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను రూపొందించడానికి దశలు ఏమిటి?
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను సృష్టించడం అనేది సరళమైన ప్రక్రియ. ముందుగా, మీరు కొత్త లైబ్రరీని సృష్టించి, టెంప్లేట్‌ను ఎంచుకోవాలి. మీరు దీన్ని పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీరు నిలువు వరుసలను జోడించడం, అనుమతులను సెట్ చేయడం మరియు ఇతర సెట్టింగ్‌లను కాన్ఫిగర్ చేయడం ద్వారా లైబ్రరీని అనుకూలీకరించవచ్చు. చివరగా, మీరు లైబ్రరీని టెంప్లేట్‌గా సేవ్ చేయవచ్చు.
మీరు టెంప్లేట్‌కు పేరు మరియు వివరణను ఇవ్వవచ్చు మరియు భవిష్యత్ ఉపయోగం కోసం దాన్ని సేవ్ చేయవచ్చు. అదే సెట్టింగ్‌లు మరియు ఎంపికలతో కొత్త లైబ్రరీలను త్వరగా సృష్టించడానికి ఈ టెంప్లేట్ ఉపయోగించవచ్చు.
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగించడంలో ఏవైనా పరిమితులు ఉన్నాయా?
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ని ఉపయోగించడం సారూప్య సెట్టింగ్‌లతో కొత్త లైబ్రరీలను త్వరగా సృష్టించడానికి ఉపయోగకరమైన మార్గం. అయితే, తెలుసుకోవలసిన కొన్ని పరిమితులు ఉన్నాయి.
ఒకటి, టెంప్లేట్ అన్ని రకాల లైబ్రరీలకు తగినది కాకపోవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు సంక్లిష్టమైన అనుమతులు లేదా సెట్టింగ్‌లతో లైబ్రరీలను సృష్టించవలసి వస్తే, టెంప్లేట్ వాటిని ఉంచలేకపోవచ్చు. అదనంగా, టెంప్లేట్ షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌కి కొత్త ఫీచర్‌లు లేదా అప్‌డేట్‌లను అందించలేకపోవచ్చు. అలాగే, మీ టెంప్లేట్లు తాజాగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి వాటిని క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించడం మరియు నవీకరించడం చాలా ముఖ్యం.
షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్‌లో డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను సృష్టించడం అనేది మీ డాక్యుమెంట్‌లను క్రమబద్ధంగా ఉంచడానికి మరియు సులభంగా యాక్సెస్ చేయడానికి గొప్ప మార్గం. షేర్‌పాయింట్ యొక్క సహజమైన ఇంటర్‌ఫేస్ మరియు సులభంగా అనుసరించగల సూచనల సహాయంతో, మీరు మీ అన్ని పత్రాలను సులభంగా నిల్వ చేయడానికి, భాగస్వామ్యం చేయడానికి మరియు నిర్వహించడానికి మీకు సహాయపడే టెంప్లేట్‌ను త్వరగా సృష్టించవచ్చు. మీరు ప్రాజెక్ట్ ఫైల్‌లు, కస్టమర్ డేటా లేదా కంపెనీ రికార్డ్‌లను ట్రాక్ చేయాల్సిన అవసరం ఉన్నా, మీ డాక్యుమెంట్‌లు క్రమబద్ధంగా ఉండేలా డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ టెంప్లేట్‌ను రూపొందించడానికి షేర్‌పాయింట్ ఆన్‌లైన్ సరైన సాధనం.
