షేర్‌పాయింట్‌లో ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను సృష్టించడం అనేది మీ బృందంలోని ప్రతి ఒక్కరికి వారు ఎక్కడ ఉన్నా, అదే పత్రానికి ప్రాప్యత ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి ఉపయోగకరమైన మార్గం. షేర్‌పాయింట్‌లో భాగస్వామ్య Excel ఫైల్‌ను ఎలా సృష్టించాలో, అలాగే ఈ సిస్టమ్‌ను ఉపయోగించడం వల్ల కలిగే ప్రయోజనాలను ఈ గైడ్ మీకు చూపుతుంది. ఈ గైడ్‌తో, మీరు SharePointలో Excel ఫైల్‌ను భాగస్వామ్యం చేయడం వల్ల కలిగే ప్రయోజనాల ప్రయోజనాన్ని పొందగలుగుతారు మరియు దీన్ని చేయడానికి సులభమైన దశలను తెలుసుకోండి.
షేర్‌పాయింట్‌లో షేర్డ్ ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను సృష్టించడం: షేర్‌పాయింట్‌లో భాగస్వామ్య Excel ఫైల్‌ని సృష్టించడానికి, ఈ దశలను అనుసరించండి:
- మీ వెబ్ బ్రౌజర్‌లో షేర్‌పాయింట్‌ని తెరవండి.
- మీరు ఫైల్‌ను నిల్వ చేయాలనుకుంటున్న లైబ్రరీని ఎంచుకోండి.
- ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను అప్‌లోడ్ చేయడానికి అప్‌లోడ్ బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
- ఫైల్ అప్‌లోడ్ అయిన తర్వాత, దాన్ని తెరవడానికి దానిపై క్లిక్ చేయండి.
- ఫైల్ ట్యాబ్‌కి వెళ్లి, భాగస్వామ్యం చేయి ఎంచుకోండి.
- మీరు ఫైల్‌ను భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటున్న వ్యక్తుల పేర్లను నమోదు చేయండి.
- మీరు వారికి ఇవ్వాలనుకుంటున్న యాక్సెస్ స్థాయిని ఎంచుకోండి.
- పూర్తి చేయడానికి షేర్ క్లిక్ చేయండి.
దృక్పథాన్ని డిఫాల్ట్ మెయిల్ క్లయింట్ మాక్‌గా ఎలా సెట్ చేయాలి
షేర్‌పాయింట్‌లో షేర్డ్ ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను ఎలా క్రియేట్ చేయాలి?
SharePoint అనేది శక్తివంతమైన క్లౌడ్-ఆధారిత సహకార సాధనం, ఇది పత్రాలు, స్ప్రెడ్‌షీట్‌లు మరియు ఇతర డిజిటల్ ఆస్తులను నిల్వ చేయడానికి, యాక్సెస్ చేయడానికి మరియు సహకరించడానికి సంస్థలను అనుమతిస్తుంది. చాలా కంపెనీలు తమ డేటా మరియు డాక్యుమెంట్‌లను క్లౌడ్‌లో హోస్ట్ చేయడానికి షేర్‌పాయింట్‌ను ఉపయోగిస్తాయి మరియు ఇది సహోద్యోగులు మరియు బాహ్య భాగస్వాములతో Excel స్ప్రెడ్‌షీట్‌లను భాగస్వామ్యం చేయడానికి ఒక అద్భుతమైన సాధనం.
షేర్‌పాయింట్‌లో భాగస్వామ్య Excel ఫైల్‌ను సృష్టించడం సులభం మరియు సూటిగా ఉంటుంది మరియు దీనికి కొన్ని సాధారణ దశలు అవసరం. ఈ వ్యాసంలో, దీన్ని సరిగ్గా ఎలా చేయాలో మేము వివరిస్తాము.
దశ 1: Excel ఫైల్‌ను SharePointకు అప్‌లోడ్ చేయండి
షేర్‌పాయింట్‌లో షేర్‌పాయింట్‌లో భాగస్వామ్య ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను రూపొందించడానికి మొదటి దశ ఫైల్‌ను షేర్‌పాయింట్ సైట్‌కు అప్‌లోడ్ చేయడం. దీన్ని చేయడానికి, మీరు మీ షేర్‌పాయింట్ ఖాతాలోకి లాగిన్ అవ్వాలి మరియు మీరు ఫైల్‌ను నిల్వ చేయాలనుకుంటున్న డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీకి నావిగేట్ చేయాలి. మీరు డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీకి చేరుకున్న తర్వాత, అప్‌లోడ్ బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, మీ కంప్యూటర్ నుండి Excel ఫైల్‌ను ఎంచుకోండి.
ఫైల్ అప్‌లోడ్ చేయబడిన తర్వాత, మీరు దానికి పేరు పెట్టవచ్చు మరియు ఫైల్ గురించి మీరు నిల్వ చేయాలనుకుంటున్న ఏదైనా అదనపు సమాచారాన్ని జోడించవచ్చు. మీరు పూర్తి చేసిన తర్వాత, సేవ్ చేయి క్లిక్ చేయండి మరియు ఫైల్ షేర్‌పాయింట్ సైట్‌కు అప్‌లోడ్ చేయబడుతుంది.
దశ 2: భద్రత మరియు అనుమతులను సెట్ చేయండి
ఫైల్‌ని షేర్‌పాయింట్‌కి అప్‌లోడ్ చేసిన తర్వాత, ఫైల్‌కి భద్రత మరియు అనుమతులను సెట్ చేయడం తదుపరి దశ. ఇది ఫైల్‌ను ఎవరు యాక్సెస్ చేయగలరో మరియు దానితో వారు ఏమి చేయగలరో నిర్ణయిస్తుంది. భద్రత మరియు అనుమతులను సెట్ చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలోని సెట్టింగ్‌ల బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, అనుమతులను ఎంచుకోండి.
ఇక్కడ నుండి, మీరు ఫైల్ కోసం అనుమతులను సెట్ చేయవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు ఫైల్‌ను పబ్లిక్‌గా ఉంచవచ్చు, తద్వారా లింక్‌ని కలిగి ఉన్న ఎవరైనా దాన్ని యాక్సెస్ చేయగలరు లేదా మీరు దానిని ప్రైవేట్‌గా చేయవచ్చు మరియు నిర్దిష్ట వ్యక్తులకు ప్రాప్యతను పరిమితం చేయవచ్చు. మీరు వేర్వేరు వినియోగదారులు లేదా సమూహాల కోసం చదవడం లేదా సవరించడం వంటి నిర్దిష్ట అనుమతి స్థాయిలను కూడా సెట్ చేయవచ్చు.
విండోస్ ఫైర్‌వాల్‌ను కాన్ఫిగర్ చేయండి
దశ 3: Excel ఫైల్‌ను భాగస్వామ్యం చేయండి
భద్రత మరియు అనుమతులు సెట్ చేయబడిన తర్వాత, తదుపరి దశ Excel ఫైల్‌ను భాగస్వామ్యం చేయడం. దీన్ని చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలోని షేర్ బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, మీరు ఫైల్‌ను భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటున్న వ్యక్తుల ఇమెయిల్ చిరునామాలను నమోదు చేయండి. మీరు ఫైల్‌ను ఎందుకు షేర్ చేస్తున్నారో వివరించడానికి మీరు సందేశాన్ని కూడా జోడించవచ్చు.
మీరు పూర్తి చేసిన తర్వాత, పంపు క్లిక్ చేయండి మరియు ఫైల్ మీరు పేర్కొన్న వ్యక్తులతో భాగస్వామ్యం చేయబడుతుంది. వారు ఫైల్‌కి లింక్‌తో ఇమెయిల్‌ను స్వీకరిస్తారు మరియు వారు తమ షేర్‌పాయింట్ ఖాతాను ఉపయోగించి దాన్ని యాక్సెస్ చేయగలరు.
దశ 4: ఫైల్ నోటిఫికేషన్‌లను సెట్ చేయండి
Excel ఫైల్ షేర్ చేయబడిన తర్వాత, ఫైల్ నోటిఫికేషన్‌లను సెట్ చేయడం తదుపరి దశ. ఎవరైనా ఫైల్‌లో మార్పులు చేసినప్పుడు మీకు తెలియజేయడానికి ఇది అనుమతిస్తుంది. ఫైల్ నోటిఫికేషన్‌లను సెట్ చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలోని సెట్టింగ్‌ల బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, హెచ్చరికలను ఎంచుకోండి.
ఇక్కడ నుండి, మీరు ఏ రకమైన నోటిఫికేషన్‌లను స్వీకరించాలనుకుంటున్నారో ఎంచుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు, ఫైల్ సవరించబడినప్పుడు, ఎవరైనా ఫైల్‌పై వ్యాఖ్యానించినప్పుడు లేదా ఎవరైనా కొత్త సంస్కరణను సృష్టించినప్పుడు మీకు తెలియజేయబడుతుంది. నోటిఫికేషన్‌లను సెట్ చేసిన తర్వాత, ఎవరైనా ఫైల్‌లో మార్పులు చేసినప్పుడు మీరు అప్రమత్తం చేయబడతారు.
దశ 5: Excel ఫైల్‌లో సహకరించండి
చివరి దశ ఎక్సెల్ ఫైల్‌లో సహకరించడం. SharePoint నిజ సమయంలో ఫైల్‌లపై సహకరించడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది మరియు మీరు ఇప్పుడే సృష్టించిన Excel ఫైల్‌తో దీన్ని చేయవచ్చు. సహకరించడం ప్రారంభించడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలో సహకరించు బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, బ్రౌజర్‌లో సవరించు ఎంచుకోండి.
ఇది బ్రౌజర్‌లో Excel ఫైల్‌ను తెరుస్తుంది మరియు మీరు మరియు మీ సహకారులు ఫైల్‌కి నిజ సమయంలో మార్పులు చేయగలుగుతారు. మీరు చాట్ విండోలో ఒకరితో ఒకరు చాట్ కూడా చేసుకోవచ్చు మరియు అన్ని మార్పులు స్వయంచాలకంగా సేవ్ చేయబడతాయి.
దశ 6: Excel ఫైల్‌ను డౌన్‌లోడ్ చేయండి
మీరు Excel ఫైల్‌లో సహకరించడం పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీరు దాన్ని మీ కంప్యూటర్‌కు డౌన్‌లోడ్ చేసుకోవచ్చు. దీన్ని చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలో డౌన్‌లోడ్ బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, ఎక్సెల్‌గా డౌన్‌లోడ్ చేయడాన్ని ఎంచుకోండి. ఇది మీ కంప్యూటర్‌కు ఫైల్‌ను డౌన్‌లోడ్ చేస్తుంది మరియు మీరు దానిని మీకు కావలసిన విధంగా ఉపయోగించవచ్చు.
దశ 7: సంస్కరణ నియంత్రణను నిర్వహించండి
SharePoint Excel ఫైల్ కోసం సంస్కరణ నియంత్రణను కూడా సులభతరం చేస్తుంది. దీన్ని చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలోని సెట్టింగ్‌ల బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, సంస్కరణ చరిత్రను ఎంచుకోండి. ఇది ఫైల్ యొక్క అన్ని సంస్కరణల జాబితాను తెరుస్తుంది మరియు మీరు కాలక్రమేణా ఫైల్‌కు చేసిన మార్పులను చూడవచ్చు.
మీరు అవసరమైతే ఫైల్ యొక్క మునుపటి సంస్కరణను కూడా పునరుద్ధరించవచ్చు. దీన్ని చేయడానికి, మీరు పునరుద్ధరించాలనుకుంటున్న సంస్కరణను ఎంచుకోండి, పునరుద్ధరించు క్లిక్ చేయండి మరియు సంస్కరణ మునుపటి స్థితికి పునరుద్ధరించబడుతుంది.
దశ 8: ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను తొలగించండి
మీరు Excel ఫైల్‌తో పని చేయడం పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీరు దాన్ని SharePoint నుండి తొలగించవచ్చు. దీన్ని చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలోని సెట్టింగ్‌ల బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, తొలగించు ఎంచుకోండి. ఇది SharePoint సైట్ నుండి ఫైల్‌ను శాశ్వతంగా తొలగిస్తుంది మరియు వీక్షించడానికి లేదా డౌన్‌లోడ్ చేయడానికి ఇకపై అందుబాటులో ఉండదు.
దశ 9: నిల్వ స్థలాన్ని నిర్వహించండి
మీరు Excel ఫైల్‌ను నిర్వహించడం పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీ అన్ని ఫైల్‌లకు తగినంత స్థలం ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు మీ నిల్వ స్థలాన్ని నిర్వహించవచ్చు. దీన్ని చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలోని స్టోరేజ్ బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, స్టోరేజీని నిర్వహించు ఎంచుకోండి.
ఇక్కడ నుండి, మీరు ఉపయోగించిన నిల్వ స్థలం మరియు మీరు మిగిలి ఉన్న నిల్వ స్థలాన్ని వీక్షించవచ్చు. మీరు నిల్వ స్థలాన్ని ఖాళీ చేయాల్సిన అవసరం లేని ఫైల్‌లను కూడా తొలగించవచ్చు.
దశ 10: ఫైల్ కార్యాచరణను పర్యవేక్షించండి
చివరగా, మీ ఫైల్‌లు యాక్సెస్ చేయబడుతున్నాయి మరియు తగిన విధంగా ఉపయోగించబడుతున్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి మీరు ఫైల్ కార్యాచరణను పర్యవేక్షించవచ్చు. దీన్ని చేయడానికి, డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలోని యాక్టివిటీ బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, మానిటర్‌ని ఎంచుకోండి. ఇది ఫైల్‌ను ఎవరు మరియు ఎప్పుడు యాక్సెస్ చేసారు, అలాగే ఫైల్‌కు చేసిన ఏవైనా మార్పులను ఇది మీకు చూపుతుంది.
టచ్‌ప్యాడ్ పాల్
ఎవరైనా ఫైల్‌ని యాక్సెస్ చేసినప్పుడు లేదా దానికి మార్పులు చేసినప్పుడు తెలియజేయడానికి మీరు హెచ్చరికలను కూడా సెట్ చేయవచ్చు. ఫైల్‌ను ఎవరు యాక్సెస్ చేస్తున్నారు మరియు వారు దానితో ఏమి చేస్తున్నారు అనే విషయాలను ట్రాక్ చేయడంలో ఇది మీకు సహాయం చేస్తుంది.
సంబంధిత ఫాక్
షేర్‌పాయింట్‌లో షేర్ ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను ఎలా సృష్టించాలి?
సమాధానం:
షేర్‌పాయింట్‌లో భాగస్వామ్య Excel ఫైల్‌ను సృష్టించడం అనేది ప్రాజెక్ట్‌లో ఇతరులతో సహకరించడానికి లేదా ముఖ్యమైన డేటాను నిల్వ చేయడానికి గొప్ప మార్గం. షేర్‌పాయింట్ సైట్‌ని సృష్టించడం మొదటి దశ. మీరు Office 365 పోర్టల్‌కి సైన్ ఇన్ చేసి, కొత్త SharePoint సైట్‌ని సృష్టించడం ద్వారా దీన్ని చేయవచ్చు. సైట్ సృష్టించబడిన తర్వాత, మీరు దానిని డాక్యుమెంట్స్ లైబ్రరీకి అప్‌లోడ్ చేయడం ద్వారా మీ సైట్‌కి Excel ఫైల్‌ను జోడించవచ్చు. మీరు ఈ ఫైల్‌ను ఇతర వినియోగదారులకు సవరణ అనుమతులను ఇవ్వడం ద్వారా వారితో షేర్ చేయవచ్చు. ఇది షేర్ చేసిన ఫైల్‌ను వీక్షించడానికి, సవరించడానికి మరియు వ్యాఖ్యానించడానికి వారిని అనుమతిస్తుంది. ఫైల్ షేర్ చేయబడిన తర్వాత, ఎవరైనా చేసే ఏవైనా మార్పులు ఫైల్‌లో ప్రతిబింబిస్తాయి.
ముగింపులో, షేర్‌పాయింట్‌లో భాగస్వామ్య Excel ఫైల్‌ను సృష్టించడం అనేది సరళమైన మరియు సరళమైన ప్రక్రియ. ఈ గైడ్ సహాయంతో, మీరు మీ సహోద్యోగులతో భాగస్వామ్యం చేయడానికి మరియు సహకరించడానికి భాగస్వామ్య Excel ఫైల్‌ను సులభంగా సృష్టించవచ్చు. ఇది అన్ని ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని ఒకే చోట ట్రాక్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది, సహకారాన్ని మరింత సమర్థవంతంగా మరియు ఉత్పాదకంగా చేస్తుంది. కొన్ని క్లిక్‌లు మరియు మీ సమయం యొక్క కొన్ని నిమిషాలతో, మీరు షేర్‌పాయింట్‌లో షేర్ చేయబడిన Excel ఫైల్‌ను త్వరగా సృష్టించవచ్చు.
