షేర్‌పాయింట్ ఆఫీస్ 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం ఎలా?

మీరు SharePoint Office 365లో మీ పత్రాలను నిర్వహించడానికి మార్గం కోసం చూస్తున్నారా? పత్రాలను ట్యాగ్ చేయడం అనేది మీ పత్రాలను నిర్వహించడానికి మరియు మీకు అవసరమైనప్పుడు వాటిని కనుగొనడాన్ని సులభతరం చేయడానికి సమర్థవంతమైన మార్గం. ఈ ఆర్టికల్‌లో, షేర్‌పాయింట్ ఆఫీస్ 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడానికి ఉత్తమ పద్ధతులను మరియు ఎలా ప్రారంభించాలో చర్చిస్తాము. ఈ సులభమైన ఇంకా శక్తివంతమైన సంస్థాగత సాధనం గురించి మరింత తెలుసుకోవడానికి చదవండి.

• పత్రాలను కలిగి ఉన్న SharePoint లైబ్రరీని తెరవండి.
• మీరు ట్యాగ్ చేయాలనుకుంటున్న పత్రం లేదా పత్రాలను ఎంచుకోండి.
• 'ట్యాగ్ డాక్యుమెంట్' చిహ్నాన్ని క్లిక్ చేయండి.
• మీరు పత్రానికి జోడించాలనుకుంటున్న ట్యాగ్‌లను టైప్ చేయండి.
• ట్యాగ్‌లను సేవ్ చేయడానికి 'సేవ్' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.

SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం ఎలా

షేర్‌పాయింట్ ఆఫీస్ 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం అనేది మీ డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్‌ని క్రమబద్ధీకరించడానికి మరియు డాక్యుమెంట్‌లను కనుగొనడం మరియు యాక్సెస్ చేయడం సులభం అని నిర్ధారించడానికి సమర్థవంతమైన మార్గం. సరైన ట్యాగింగ్ వ్యూహంతో, వినియోగదారులు తక్కువ శ్రమతో తమకు అవసరమైన పత్రాలను త్వరగా శోధించవచ్చు మరియు కనుగొనవచ్చు. ఈ కథనం SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ఎలా ట్యాగ్ చేయాలనే దాని గురించిన వివరణాత్మక స్థూలదృష్టిని అందిస్తుంది.

డాక్యుమెంట్ ట్యాగింగ్ అంటే ఏమిటి?

డాక్యుమెంట్ ట్యాగింగ్ అనేది పత్రాలను వర్గీకరించడానికి మరియు నిర్వహించడానికి కీవర్డ్‌లు లేదా ట్యాగ్‌లను కేటాయించే ప్రక్రియ. పత్రం యొక్క కంటెంట్, ప్రయోజనం మరియు ప్రేక్షకులను వివరించడానికి ట్యాగ్‌లు సాధారణంగా ఉపయోగించబడతాయి, ఇది మరింత సమర్థవంతమైన శోధన మరియు తిరిగి పొందడం కోసం అనుమతిస్తుంది. పెద్ద సంఖ్యలో డాక్యుమెంట్‌లను కలిగి ఉన్న మరియు వాటిని క్రమబద్ధంగా ఉంచడానికి సులభమైన మార్గం అవసరమయ్యే సంస్థలకు ఇది ప్రత్యేకంగా ప్రయోజనకరంగా ఉంటుంది.

షేర్‌పాయింట్ ఆఫీస్ 365లో డాక్యుమెంట్ ట్యాగింగ్ యొక్క ప్రయోజనాలు

SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం వంటి అనేక ప్రయోజనాలను అందించవచ్చు:

• మెరుగైన సంస్థ: పత్రాలను ట్యాగ్ చేయడం ద్వారా వినియోగదారులు తమకు అవసరమైన పత్రాలను త్వరగా మరియు సులభంగా శోధించడానికి మరియు తిరిగి పొందేందుకు అనుమతిస్తుంది.
• మెరుగైన ఉత్పాదకత: పత్రాలను సులభంగా కనుగొనడం ద్వారా, వాటి కోసం వెతకడానికి వెచ్చించే సమయాన్ని తగ్గించవచ్చు.
• మెరుగైన భద్రత: సరైన ట్యాగింగ్ వ్యూహంతో, సున్నితమైన పత్రాలు సురక్షితంగా నిల్వ చేయబడతాయని వినియోగదారులు మరింత నమ్మకంగా ఉంటారు.

SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం ఎలా

SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం అనేది కొన్ని దశల్లో పూర్తి చేయగల సరళమైన ప్రక్రియ. ప్రారంభించడానికి మీకు సహాయం చేయడానికి ఇక్కడ దశల వారీ గైడ్ ఉంది:

• దశ 1: మీ షేర్‌పాయింట్ ఖాతాలోకి లాగిన్ చేయండి.
• దశ 2: మీరు డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయాలనుకుంటున్న డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీని తెరవండి.
• దశ 3: మీరు ట్యాగ్ చేయాలనుకుంటున్న పత్రాన్ని ఎంచుకోండి.
• దశ 4: రిబ్బన్ మెనులో ట్యాగ్‌లు & నోట్స్ ఎంపికను క్లిక్ చేయండి.
• దశ 5: మీరు పత్రానికి కేటాయించాలనుకుంటున్న ట్యాగ్‌లను నమోదు చేయండి.
• దశ 6: ట్యాగ్‌లను సేవ్ చేయడానికి సేవ్ చేయి క్లిక్ చేయండి.
• దశ 7: మీరు ట్యాగ్ చేయాలనుకుంటున్న ప్రతి పత్రం కోసం దశలను పునరావృతం చేయండి.

SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగింగ్ చేయడానికి ఉత్తమ పద్ధతులు

SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేస్తున్నప్పుడు, కింది ఉత్తమ పద్ధతులను గుర్తుంచుకోవడం ముఖ్యం:

• స్థిరమైన ట్యాగింగ్ సిస్టమ్‌ను సృష్టించండి: అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు ఉపయోగించడానికి సులభమైన ప్రామాణిక ట్యాగింగ్ సిస్టమ్‌ను సృష్టించండి.
• స్పష్టమైన మరియు వివరణాత్మక ట్యాగ్‌లను ఉపయోగించండి: పత్రం యొక్క కంటెంట్, ప్రయోజనం మరియు ప్రేక్షకులను స్పష్టంగా మరియు ఖచ్చితంగా వివరించే ట్యాగ్‌లను ఉపయోగించండి.
• ట్యాగ్‌లను తాజాగా ఉంచండి: ట్యాగ్‌లు సంబంధితంగా మరియు ఖచ్చితమైనవిగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడానికి వాటిని క్రమానుగతంగా సమీక్షించండి మరియు నవీకరించండి.
• సరైన భద్రతను నిర్ధారించుకోండి: అధీకృత వినియోగదారులు మాత్రమే ట్యాగ్‌లను యాక్సెస్ చేయగలరని మరియు సవరించగలరని నిర్ధారించుకోండి.

SharePoint Office 365లో ట్యాగ్‌లను ఎలా ఉపయోగించాలి

పత్రాలు ట్యాగ్ చేయబడిన తర్వాత, వినియోగదారులు SharePoint Office 365లో శోధన మరియు వడపోత సామర్థ్యాలను సద్వినియోగం చేసుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు, నిర్దిష్ట ట్యాగ్‌లతో పత్రాలను త్వరగా గుర్తించడానికి వినియోగదారులు ట్యాగ్‌ల ద్వారా ఫిల్టర్ ఎంపికను ఉపయోగించవచ్చు. అదనంగా, వినియోగదారులు నిర్దిష్ట కీలక పదాలు లేదా పదబంధాలను కలిగి ఉన్న పత్రాలను కనుగొనడానికి ట్యాగ్‌ల ద్వారా శోధన ఎంపికను ఉపయోగించవచ్చు.

SharePoint Office 365లో ట్యాగ్‌లను ఎలా నిర్వహించాలి

SharePoint Office 365 వినియోగదారులకు ట్యాగ్‌లను నిర్వహించగల సామర్థ్యాన్ని అందిస్తుంది మరియు అవి వ్యవస్థీకృతంగా మరియు తాజాగా ఉండేలా చూసుకోండి. ట్యాగ్‌లను నిర్వహించడానికి, వినియోగదారులు రిబ్బన్ మెనులో ట్యాగ్‌లను నిర్వహించు ఎంపికను ఉపయోగించవచ్చు. ఇది వినియోగదారులను అవసరమైన విధంగా ట్యాగ్‌లను సృష్టించడానికి, సవరించడానికి మరియు తొలగించడానికి అనుమతిస్తుంది.

SharePoint Office 365లో ట్యాగ్‌లను ఎలా చూడాలి

SharePoint Office 365లో ట్యాగ్‌లను వీక్షించడానికి, వినియోగదారులు రిబ్బన్ మెనులో వీక్షణ ట్యాగ్‌ల ఎంపికను ఉపయోగించవచ్చు. ఇది డాక్యుమెంట్‌తో అనుబంధించబడిన అన్ని ట్యాగ్‌ల జాబితాను తెరుస్తుంది, అవసరమైన ట్యాగ్‌లను త్వరగా వీక్షించడం మరియు సవరించడం సులభం చేస్తుంది.

ఫైర్ టాబ్లెట్‌ను పిసికి కనెక్ట్ చేయండి

ముగింపు

షేర్‌పాయింట్ ఆఫీస్ 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం అనేది డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్‌ను క్రమబద్ధీకరించడానికి మరియు డాక్యుమెంట్‌లను కనుగొనడం మరియు యాక్సెస్ చేయడం సులభం అని నిర్ధారించడానికి సమర్థవంతమైన మార్గం. ట్యాగింగ్ వ్యూహాన్ని అమలు చేయడానికి సమయాన్ని వెచ్చించడం ద్వారా మరియు ట్యాగింగ్ కోసం ఉత్తమ పద్ధతులను అనుసరించడం ద్వారా, వినియోగదారులు పత్రాలను త్వరగా గుర్తించడానికి SharePoint Office 365లో శోధన మరియు ఫిల్టరింగ్ సామర్థ్యాల ప్రయోజనాన్ని పొందవచ్చు.

సంబంధిత ఫాక్

షేర్‌పాయింట్ ట్యాగింగ్ అంటే ఏమిటి?

షేర్‌పాయింట్ ట్యాగింగ్ అనేది పత్రాలను వర్గీకరించడానికి మరియు నిర్వహించడానికి లేబుల్‌లను లేదా ట్యాగ్‌లను జోడించే ప్రక్రియ. ఈ ట్యాగ్‌లు నిర్దిష్ట అంశం లేదా ప్రాజెక్ట్‌కు సంబంధించిన పత్రాలు మరియు ఇతర కంటెంట్‌ను త్వరగా గుర్తించడానికి వినియోగదారులను అనుమతిస్తాయి. వినియోగదారులు మాన్యువల్‌గా పత్రాలకు ట్యాగ్‌లను జోడించవచ్చు లేదా షేర్‌పాయింట్ ద్వారా వాటిని స్వయంచాలకంగా జోడించవచ్చు. ట్యాగ్‌లను బహుళ SharePoint సైట్‌లలో కూడా భాగస్వామ్యం చేయవచ్చు, పత్రాలను శోధించడం మరియు కనుగొనడం సులభం అవుతుంది.

షేర్‌పాయింట్ ట్యాగింగ్ కంటెంట్‌తో వినియోగదారు నిశ్చితార్థాన్ని పెంచడంలో కూడా సహాయపడుతుంది. వారి ఆసక్తులకు సంబంధించిన కంటెంట్‌ను త్వరగా కనుగొనడానికి వినియోగదారులను అనుమతించడం ద్వారా, వారు నిమగ్నమై మరియు ఎక్కువ కాలం సైట్‌లో ఉండే అవకాశం ఉంది. ఇది షేర్‌పాయింట్ యొక్క వినియోగదారు స్వీకరణ మరియు మొత్తం మెరుగైన వినియోగదారు అనుభవానికి దారి తీస్తుంది.

SharePoint Office 365లో నేను డాక్యుమెంట్‌లను ఎలా ట్యాగ్ చేయాలి?

SharePoint Office 365లో పత్రాలను ట్యాగ్ చేయడం సులభం. డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీలో, మీరు ట్యాగ్ చేయాలనుకుంటున్న పత్రాన్ని ఎంచుకోండి. ఆ తర్వాత రిబ్బన్‌లోని ట్యాగ్‌లు మరియు నోట్స్ ఐకాన్‌పై క్లిక్ చేయండి. ఇది మీరు ఉపయోగించాలనుకుంటున్న ట్యాగ్‌లను నమోదు చేసే విండోను తెరుస్తుంది. మీరు ప్రతి పత్రానికి బహుళ ట్యాగ్‌లను జోడించవచ్చు మరియు ఈ ట్యాగ్‌లు పత్రానికి యాక్సెస్ ఉన్న ప్రతి ఒక్కరికీ కనిపిస్తాయి.

ట్యాగ్ జోడించబడిన తర్వాత, లైబ్రరీలో సంబంధిత పత్రాలను త్వరగా కనుగొనడానికి ఇది ఉపయోగించబడుతుంది. నిర్దిష్ట ట్యాగ్‌తో పత్రాల కోసం శోధించడానికి, శోధన పెట్టెలో ట్యాగ్ పేరును నమోదు చేయండి. SharePoint ఆ ట్యాగ్‌తో అన్ని పత్రాల జాబితాను ప్రదర్శిస్తుంది. ఇది నిర్దిష్ట అంశం లేదా ప్రాజెక్ట్‌కు సంబంధించిన పత్రాలను కనుగొనడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది.

తల్లిదండ్రుల నియంత్రణ క్రోమ్ పొడిగింపు

SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం వల్ల కలిగే ప్రయోజనాలు ఏమిటి?

షేర్‌పాయింట్ ఆఫీస్ 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం ద్వారా అనేక ప్రయోజనాలను అందిస్తుంది. ముందుగా, ఇది సంబంధిత పత్రాలు మరియు కంటెంట్ కోసం త్వరగా శోధించడానికి వినియోగదారులను అనుమతిస్తుంది. దీని వలన వినియోగదారులు బహుళ పత్రాలను మాన్యువల్‌గా జల్లెడ పట్టకుండా సమయాన్ని వెచ్చించాల్సిన అవసరం లేకుండా వారికి అవసరమైన సమాచారాన్ని కనుగొనడం సులభం అవుతుంది.

రెండవది, పత్రాలను ట్యాగ్ చేయడం కూడా వినియోగదారు నిశ్చితార్థాన్ని మెరుగుపరచడంలో సహాయపడుతుంది. సంబంధిత కంటెంట్‌ను త్వరగా కనుగొనడానికి వినియోగదారులను అనుమతించడం ద్వారా, వారు సైట్‌లో ఎక్కువసేపు ఉండడానికి మరియు కంటెంట్‌తో మరింత నిమగ్నమై ఉండే అవకాశం ఉంది. ఇది SharePoint యొక్క వినియోగదారు స్వీకరణను పెంచడంలో సహాయపడుతుంది మరియు మొత్తం వినియోగదారు అనుభవాన్ని మెరుగుపరుస్తుంది. చివరగా, డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం వలన పత్రాలు మరియు కంటెంట్‌ను నిర్వహించడానికి కూడా సహాయపడుతుంది, వినియోగదారులు తమకు అవసరమైన వాటిని సులభంగా కనుగొనేలా చేస్తుంది.

SharePoint Office 365లో నేను ట్యాగ్‌లను ఎలా నిర్వహించగలను?

SharePoint Office 365లో ట్యాగ్‌లను నిర్వహించడం సులభం. ట్యాగ్‌లను నిర్వహించడానికి, మీరు ట్యాగ్‌లను నిర్వహించాలనుకుంటున్న లైబ్రరీని తెరవండి. ఆ తర్వాత రిబ్బన్‌లోని ట్యాగ్‌లు మరియు నోట్స్ ఐకాన్‌పై క్లిక్ చేయండి. ఇది మీరు ట్యాగ్‌లను వీక్షించడానికి, జోడించడానికి మరియు తొలగించగల విండోను తెరుస్తుంది. మీరు ఇప్పటికే ఉన్న ట్యాగ్‌ల పేరు మార్చవచ్చు మరియు ప్రతి ట్యాగ్‌కి గమనికలను జోడించవచ్చు.

అదనంగా, మీరు ప్రతి ట్యాగ్‌తో అనుబంధించబడిన పత్రాల జాబితాను చూడవచ్చు. ఇది నిర్దిష్ట అంశం లేదా ప్రాజెక్ట్‌కు సంబంధించిన పత్రాలను త్వరగా కనుగొనడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. మీరు ఈ విండో నుండి డాక్యుమెంట్‌లకు ట్యాగ్‌లను కూడా జోడించవచ్చు, ఒకేసారి బహుళ పత్రాలకు ట్యాగ్‌లను త్వరగా జోడించడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది.

నేను బహుళ షేర్‌పాయింట్ సైట్‌లలో ట్యాగ్‌లను షేర్ చేయవచ్చా?

అవును, మీరు బహుళ SharePoint సైట్‌లలో ట్యాగ్‌లను పంచుకోవచ్చు. దీన్ని చేయడానికి, మీరు ట్యాగ్‌లను భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటున్న లైబ్రరీని తెరవండి. ఆ తర్వాత రిబ్బన్‌లోని ట్యాగ్‌లు మరియు నోట్స్ ఐకాన్‌పై క్లిక్ చేయండి. ఇది మీరు ట్యాగ్‌లను వీక్షించడానికి, జోడించడానికి మరియు తొలగించగల విండోను తెరుస్తుంది.

ట్యాగ్‌ను షేర్ చేయడానికి, ట్యాగ్ పక్కన ఉన్న షేర్ బటన్‌పై క్లిక్ చేయండి. ఇది మీరు ట్యాగ్‌ను భాగస్వామ్యం చేయాలనుకుంటున్న షేర్‌పాయింట్ సైట్‌లను ఎంచుకోగల విండోను తెరుస్తుంది. మీరు సైట్‌లను ఎంచుకున్న తర్వాత, ఆ సైట్‌లతో ట్యాగ్‌ని షేర్ చేయడానికి షేర్ క్లిక్ చేయండి. వినియోగదారులు వారు ఏ SharePoint సైట్‌లో ఉన్నా, నిర్దిష్ట అంశం లేదా ప్రాజెక్ట్‌కు సంబంధించిన పత్రాలను త్వరగా కనుగొనడానికి ఇది అనుమతిస్తుంది.

నేను షేర్‌పాయింట్ ఆఫీస్ 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ఆటోమేటిక్‌గా ట్యాగ్ చేయవచ్చా?

అవును, మీరు SharePoint Office 365లో పత్రాలను స్వయంచాలకంగా ట్యాగ్ చేయవచ్చు. దీన్ని చేయడానికి, మీరు ట్యాగ్‌లను జోడించాలనుకుంటున్న లైబ్రరీని తెరవండి. ఆ తర్వాత రిబ్బన్‌లోని ట్యాగ్‌లు మరియు నోట్స్ ఐకాన్‌పై క్లిక్ చేయండి. ఇది మీరు ట్యాగ్‌లను వీక్షించడానికి, జోడించడానికి మరియు తొలగించగల విండోను తెరుస్తుంది.

మీరు ఉపయోగించాలనుకుంటున్న ట్యాగ్‌లను సృష్టించిన తర్వాత, మీరు ఆటోమేటెడ్ ట్యాగింగ్ వర్క్‌ఫ్లోను సెటప్ చేయవచ్చు. ఈ వర్క్‌ఫ్లో పత్రాలు అప్‌లోడ్ చేయబడినప్పుడు లేదా సవరించబడినప్పుడు వాటికి ట్యాగ్‌లను స్వయంచాలకంగా జోడిస్తుంది. ఇది పత్రాలు ఎల్లప్పుడూ సరిగ్గా లేబుల్ చేయబడి మరియు వ్యవస్థీకృతంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడం సులభం చేస్తుంది. ఆటోమేటెడ్ వర్క్‌ఫ్లో నిర్దిష్ట షెడ్యూల్‌లో అమలు చేయడానికి లేదా నిర్దిష్ట ఈవెంట్‌ల ద్వారా ట్రిగ్గర్ చేయబడేలా సెటప్ చేయవచ్చు.

SharePoint Office 365లో డాక్యుమెంట్‌లను ట్యాగ్ చేయడం అనేది వ్యవస్థీకృతంగా ఉండటానికి మరియు పత్రాలను త్వరగా గుర్తించడానికి చాలా ఉపయోగకరమైన మార్గం. కేవలం కొన్ని సాధారణ దశలతో, మీరు ట్యాగ్‌లను త్వరగా సెటప్ చేయవచ్చు మరియు వాటిని ఏ సమయంలోనైనా పత్రాలకు వర్తింపజేయవచ్చు. ఇది డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్‌ను సులభతరం చేయడంలో సహాయపడుతుంది, అలాగే కార్యాలయంలోని ప్రతి ఒక్కరూ తమకు అవసరమైన డాక్యుమెంట్‌లను త్వరగా కనుగొనగలిగేలా చేయడంలో సహాయపడుతుంది. SharePoint Office 365తో, మీరు డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్‌ను బ్రీజ్‌గా మార్చవచ్చు.